Posso usar o Trello como CRM?

Respondendo a pergunta direto do título deste post: sim, você pode usar o Trello como CRM. Mas, se mudarmos a pergunta para “Devo usar o Trello como CRM?”, a resposta seria diferente: não, você não deve fazer isso.

O Trello é uma das ferramentas de gestão de projetos mais conhecida e popular no mundo, reconhecida pela sua simplicidade e por ter popularizado a organização em formato de “cascata”, metodologia Kanban, nas ferramentas de gestão. De fato, ela cumpre bem este papel como gestora de projetos. Mas, gestão de projetos e gestão de negócios são muito diferentes e apostar sua gestão de oportunidades numa ferramenta de processos, pode ser um tiro no pé.

O que é CRM?

Customer Relationship Management é, antes de tudo, uma estratégia que parte do alicerce que a empresa pretende usar as informações dos clientes e da equipe para melhorar as vendas, ações de marketing e relacionamento. Além das ferramentas de CRM, isso pode ser feito através de diversos mecanismos, como planilhas, papéis, e-mail, etc (apesar de que, caso você esteja crescendo ou possua um alto volume de negócios, apenas um software de CRM conseguirá suprir suas demandas e necessidades). Mas ferramentas de projetos, como o Trello, não atendem este tipo de demanda.

Funil de vendas x Kanban

A visão em cascata foi, ao longo do tempo, se misturando com funil de vendas. Isso faz um pouco de sentido, afinal, também na gestão de projetos, você possui um volume de demandas nas etapas iniciais, que vai diminuindo nas próximas, de acordo com sua execução. Grande parte das empresas que utilizam o Trello como CRM, utilizam esse mecanismo de controle, para organizar as etapas do funil de vendas.

Contudo, como o Trello gerencia projetos, existem algumas variáveis que não se aplicam à gestão de negócios. Dentre elas, um projeto pode ser totalmente finalizado e “acabar” com o funil de vendas, enquanto, na geração de negócios, o fluxo deve ser sempre constante.

Vale lembrar, também, que visualizar negócios em formato de “cascata”, como o kanban, pode ser um péssimo negócio. Esta visão de trabalho não é recomendada quando existe um alto volume de negócios. Você poderá observar que, a partir de um certo volume de oportunidades, as etapas ficarão visivelmente “lotadas” e chance de perder um negócio ou ficar desorganizado passa a ser extremamente alta. Por isso, escolha um CRM que possua várias possibilidade de organização, que favoreça sua produtividade de acordo com o volume de negócios, atividades que realiza e, claro, a necessidade de encontrar a oportunidade certa na hora certa.

Trello te entrega projetos, CRM te entrega conversão

Em suma, todo card no Trello vai sair da primeira “etapa” e vai ser finalizado na “última etapa”. Afinal, por ser uma ferramenta de projetos, cada card possui pequenas tarefas e tem, por objetivo, que ser desenvolvida no menor espaço de tempo possível – afinal, o principal sucesso de um projeto é um cronograma bem feito e organizado. Mas isso não é realidade de um CRM.

Ao gerenciar negócios, oportunidades avançam no funil, mas outras são perdidas ao longo dele. E isso não é ruim. Pelo contrário, ter controle de negócios perdidos é um indicador muito interessante e importante.

No final das contas, enquanto projetos são medidos pela entrega rápida e completa, o CRM mede a conversão entre etapas e a conversão final, e ambos não podem ser medidos em ferramentas como o Trello. Veja:

Conversão entre etapas: vai mostrar quantos negócios avançam por cada etapa do funil de vendas, sobre o número de negócios que são perdidos numa determinada etapa, mostrando a % e o número de negócios que tiveram sucesso ou insucesso naquela etapa.
Conversão final: número de negócios ganhos sobre o número de negócios fechados (ganhos + perdidos), mostrando a taxa de conversão final do seu funil de vendas, ao decorrer de um período.

Para fazer CRM, você precisa aproveitar informações

Como foi dito anteriormente, CRM é uma estratégia que sua empresa usa as informações dos negócios, contatos, organizações/clientes, tarefas de follow up, funil de vendas, histórico de atualizações, dados de vendedores, etc, para aumentar sua conversão final. Pode ser que ferramentas de projetos, como o Trello, supram de forma provisória algumas dessas demandas, como o funil de vendas, algumas anotações e até mesmo o follow up (pois nele você consegue gerar alguns lembretes). Mas isso é muito pouco e, ao mesmo tempo, cada interação que você faz, você perde mais informações e dados estratégicos.

Observe que nada do que você gera no Trello, pode ser aproveitado como estratégia para converter mais negócios. Você não terá um banco de dados de informações, dados de clientes e contatos, segmentações, informações sobre negócios, informações sobre ganhos e perdidos, etc. Em linhas gerais, você não deve usar ferramentas como o Trello para fazer CRM, pois não terá dados para isso. Nem como informações básicas, ou estratégicas. Qualquer tentativa de upsell, geração de novos negócios, multi vendas ou semelhante, será fracassada.

Além, claro, de indicadores, relatórios e outras informações especializadas, que um sistema de CRM vai te oferecer.

“Plus” do CRM

O sistema de CRM é uma ferramenta especializada para gestão de negócios. Com isso, você tem vários “extras” focados nessa atividade, que vão muito além de fatores básicos como melhorar a gestão de funil de vendas, follow up, histórico e, principalmente, coletar e aproveitar informações de clientes, contatos e negócios e, claro, medir sua conversão.

Num software de CRM online, você terá integrações que poderão ajudá-lo a performar melhor.

Você pode aproveitar discadores para ligar pelo CRM (e gravar ligações), integrações com ferramentas de automação de marketing, e-mail marketing, plataformas de comunicação interna, ferramentas do Google, ERPs e até mesmo com ferramentas de gestão de projetos, como Trello e Runrun.it (afinal, quando terminar uma negociação, pode-se iniciar um projeto). Tudo isso foca em otimizar o tempo dos executivos, gerando o máximo de informações possíveis.

E você, já percebeu a diferença que um software de CRM faz na sua vida? Já colocou tudo isso em prática?