CRM integrado ao Trello e Runrun.it

Empresas que entregam projetos possuem, basicamente, dois fatores de sucesso para o cliente: custo e prazo. Sendo assim, qualquer tempo perdido pode vir a se tornar uma grande dor de cabeça. Por isso, cada vez mais, as ferramentas de gestão de projetos tornam-se mais populares dentre essas empresas. Vamos explicar um pouco sobre como o time de vendas pode ajudar o time de projetos a ser mais produtivo.

Ferramentas de gestão de projetos

As ferramentas mais comuns no mercado são o Trello, Asana, Basecamp, Runrun.it, Pipefy e outros. Elas ajudam as empresas a controlar as etapas de um projeto, os responsáveis por cada uma delas, prazo, escopo, registro de informações, etc. Ao utilizar essas ferramentas, as empresas ficam menos sujeitas a erros de cronograma, além de melhorar a comunicação interna.

O objetivo das empresas que utilizam este tipo de ferramenta é deixar os processos mais rápidos, com menos erros na entrega e, claro, isso diminui o custo dos projetos, aumentando a lucratividade. Quando não se usa um sistema deste tipo, as organizações ficam perdidas, geralmente, entre e-mails, post its e quadros rabiscados.

Porém, o grande problema é que existem alguns “gaps” no processo, especialmente na transição de vendas para o início do desenvolvimento do projeto. Aqui, vale a pena integrar CRM e ferramenta de gestão de projetos.

CRM x Projetos

Já vimos algumas empresas que utilizam ferramentas de projetos para gestão de oportunidades de negócio, alongando o processo de projetos, colocando as etapas do funil de vendas no início do workflow. Este é um grande erro, pois, ao fazer isso, além de misturar informações desnecessárias, a empresa deixa de aproveitar dados exclusivos de marketing, vendas e gestão de negócios – que só conseguirá encontrar um sistema de CRM online.

Deve-se separar as coisas: projetos para quem é de projetos, vendas para quem é de vendas. Ao inserir o time de vendas na sua ferramenta de projetos, você polui sua base de informações e diminui a produtividade de vendas, especialmente porque a ferramenta de CRM é feita e otimizada para aumentar os resultados deste tipo de profissional. Se o time de vendas não produz, logo, não terá projetos para entregar – e o dinheiro corre para o ralo.

E existe uma ferramenta focada para quem é de projetos (para analisar cronograma, datas, responsáveis por etapas, etc) e uma plataforma especializada para o time de vendas (com funil de vendas, follow up, dados para marketing, histórico de negócios, etc), elas devem ser utilizadas assim, gerando mais valor para cada departamento.

Ferramentas integradas

Trello (ferramenta internacional) e Runrun.it (software nacional) são bem populares nas empresas que desenvolvem projetos (engenharia, publicidade e comunicação, software e tecnologia, etc) por serem fáceis de se trabalhar. Pensando nisso, elas podem ser integradas a um CRM simples e completo, como o Plug CRM.

Veja também: Transforme vendas em projetos com um clique

Como funciona?

Como ambos os sistemas de projetos são semelhantes (apesar de terem várias diferenças nas métricas de controle), a integração com o CRM é semelhante e segue o workflow padrão da maior parte das empresas:

Primeiro você gera a oportunidade (CRM),
Depois você negocia, faz follow up, debate detalhes do que está sendo negociado (CRM),
O negócio é ganho (CRM)
O próprio CRM alerta os gerentes de projetos, informando o que foi ganho, quem vendeu, os detalhes do cliente e do contato, etc,
Inicia-se o projeto na primeira etapa do processo (ferramenta de gestão de projetos).

Esse processo pode ser feito através do Plug CRM integrado ao Runrun.it, assim como no Plug CRM integrado com o Trello.

O que esperar desta integração?

Primeiramente, você deixa times focados. Assim, eles produzem mais naquilo que realmente importa, sem impactar o serviço de outra pessoa ou equipe. Quando isso ocorre, a própria equipe aproveita mais da ferramenta pois, aos poucos, pode incrementar o sistema para extrair mais relatórios, indicadores e funcionalidades (para vendas, no caso do sistema de CRM e para projetos, na outra ferramenta).

Além disso, você ganha tempo na passagem de bastão, do time de vendas, para o time de projetos. Não é preciso mandar um e-mail detalhando, ou reunir duas pessoas, ou fazer com que o executivo de vendas ou gerente de projetos faça o preenchimento 2x da mesma informação, melhora a comunicação interna, tornando-a mais completa e rápida, etc.

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