Como foi seu desempenho no primeiro semestre do ano? Veja dicas!

Ps.: Se você gosta de gráficos, vai curtir este post.

Nossa, como passa rápido, não é mesmo? Poucos dias atrás estávamos falando sobre as métricas de fechamento do ano e, agora já estamos na metade da volta ao redor do sol.

Só conseguimos gerenciar o que é medido. Logo, se você quer ter uma gestão real e completa da sua performance, é muito importante medir seus indicadores.

Aqui no Plug CRM somos fissurados nessas métricas de negócios, afinal, através delas conseguimos ter:

análise de desempenho comercial,
análise das conversões,
análise do tempo do ciclo de vendas,
análise do volume máximo de oportunidades que conseguimos trabalhar, produzindo muito,
análise sobre ações de marketing e vendas,
análise sobre ticket médio e produtos/serviços negociados, e vários outros insights.

Todas essas informações são compatíveis com a grande maioria das empresas, apesar de poucas fazerem esse tipo de estudo sobre métricas e indicadores. Essa análise é muito importante para todas as áreas da empresa: vendas, marketing, financeiro, projetos, etc. Esse é um dos fatores que tornam o software de CRM fantástico para as empresas: você conseguirá medir, de forma rápida, eficaz, e verídica, informações que vão ajudar a melhorar o desempenho e a produtividade da empresa.

Pensando nisso, criamos este artigo, que detalha o que pode ser mensurado e medido no CRM, e como fazer isso.

CRM University

É fundamental que o software de CRM online esteja bem implementado para ter sucesso nas análises e torná-las altamente verdadeiras. Criamos uma universidade de CRM para ajudar os executivos e vendedores, além dos gestores e diretores, na missão de ter um time de negócios organizado, eficiente e produtivo: a CRM University.

Boa parte do que vamos explicar aqui está descrito e detalhado num dos manuais do CRM University. Lá existe um manual específico para análise de relatórios, que podem ser utilizados sempre que quiser mensurar o desempenho de uma pessoa, equipe ou empresa.

Checklist

Outro material que disponibilizamos na página de materiais do Plug CRM é o checklist de CRM. Ele é um guia para analisar a situação e a produtividade do seu time de negócios. Quando o checklist mostra um resultado positivo, significa que sua empresa está sendo bastante eficiente na gestão de negócios e conversão de oportunidades. Você pode baixar o checklist aqui.

Relatórios do Plug CRM

Agora, vamos mostrar detalhes do que você pode medir no seu CRM, para mensurar o retorno do que você produziu no primeiro semestre deste ano.

Filtre pelo período correto

Você deve acessar “Relatórios” no menu principal, para acessar os gráficos e indicadores do Plug CRM. Lá você poderá navegar por todos os tipos de relatórios, filtrando também por responsável (para analisar seus negócios ou de toda empresa, caso tenha visibilidade). Nos relatórios que analisar, lembre-se de clicar no filtro e aplicar o período “personalizado” do mês:

Verifique sazonalidades, tendências e picos de crescimento

No relatório de “Painel”, você pode observar se o volume de negócios criados, ganhos e perdidos foi crescente e constante, assim como pode buscar mais informações sobre picos de geração e fechamento de oportunidades.

Identifique o principal motivo de perda de negócios

Ainda no Painel, acompanhe o principal motivo de perda de negócios e veja se eles foram compatíveis com as principais atividades da empresa no período.

Aproveite a virada de semestre para colocar o pipeline em dia

Um dos grandes problemas na gestão de negócios é a dificuldade dos gestores e executivos em colocar o funil de vendas alinhado com o volume de oportunidades adequadas para uma melhor performance. Dentro do Plug CRM, você pode ver quantos negócios existem em cada etapa do funil de vendas e identificar gargalos que devem ser corrigidos:

Um volume de negócios em aberto acima do normal/possível/adequado;
Poucos negócios nas primeiras etapas do funil;
Mais negócios no fim do funil, do que no início do funil;
Muitos negócios no meio do funil, com mais oportunidades que no início do funil;
O valor das oportunidades em aberto não é compatível com o número de negócios distribuídos pelo funil;

Certifique-se que a distribuição de negócios no funil de vendas está adequada, sem gargalos pra os executivos.

Dica importante: se houver mais negócios que o máximo desejado, marque alguns como “perdido”. Se estiver faltando negócios, é um forte indicativo para melhorar suas ações de marketing e prospecção.

Aproveite pra deixar o follow up em dia

Acesse, no Plug CRM, o item “TAREFAS”, no menu principal, para ver tudo que está agendado. Um bom executivo não pode falhar no follow up, ou seja, finalize tudo aquilo que está agendado, mas não foi concluído.

Com o pipeline e follow up em dia, melhore o relacionamento com quem está há muito tempo sem contato

Um dos grandes diferenciais do Plug CRM é o fato de ser uma plataforma de CRM online que possibilita trabalhar com alto volume de oportunidades. Assim, um executivo conseguirá trabalhar com muito mais negócios do que conseguiria com qualquer planilha, bloco de anotações ou outras ferramentas de gestão. Em “Negócios” no menu principal, selecione a visão de trabalho de ‘Último Contato” e veja quais negócios estão há mais tempo sem interação. Faça sua parte e envie um e-mail ou faça uma ligação.

Negócio em aberto = negócio com próxima tarefa

Essa é uma regra simples e aplicável em 100% dos casos. Aproveite que está virando o semestre e coloque-o em prática: se você possui negócio em aberto, ele deverá ter uma próxima tarefa agendada. Assim, você terá muito menos chances de perdê-lo de vista, afinal, o CRM vai ajudá-lo a lembrar de tudo isso.

Analise seu ticket médio no semestre

Você pode ver essa informação nos relatórios de Painel e Dashboard. A ideia é verificar o ticket médio das suas oportunidades ganhas para conseguir traçar um planejamento no segundo semestre do ano. Assim, poderá estimar as comissões de vendas, faturamento, crescimento do valor de vendas se aumentar o volume de negócios, estratégias para aumentar ticket médio, etc.

Se possui equipes, faça o mesmo estudo acima, segmentado por equipes e times

Compare o volume de negócios criados, ganhos, perdidos, motivos de perda, ticket médio, etc, entre equipes. Assim, conseguirá ter uma visão clara da performance de cada time. No Plug CRM você tem um relatório de equipes, assim como pode filtrar os dados por equipes.

Acompanhe gargalos de relacionamento com clientes no relatório de Feedback.

O relatório de Feedback do Plug CRM mostra quais negócios tiveram o último contato em cada uma das semanas do semestre. Através dele conseguirá ver se há alguma boa oportunidade esquecida, se algum executivo está mais relaxado com o acompanhamento dos negócios, etc.

Conversão do semestre!

Esta informação é incrível. Como sugestão, acho que deveria ser vista por executivos, gestores, vendedores, diretores, marketing, etc. Filtre o semestre e veja qual é sua conversão entre etapas do funil de vendas, assim como sua conversão final. Essa informação é muito relevante para conseguir saber a efetividade das suas ações de marketing, sua abordagem comercial, sua proposta de valor, seu relacionamento, follow up, etc.

Meça o ciclo de vendas

Quanto mais negócios você ganhar, no menor espaço de tempo, com maior ticket médio, mais efetivo está sendo seu processo de vendas. Filtre o semestre para saber quanto tempo, em média, dura uma oportunidade de negócio, da sua criação até o fechamento. Veja se ele está adequado para o fator: volume de negócios, conversão, follow up feito e ticket médio. Também fica disponível no relatório de Conversão.

Faça um estudo de volume x valor de produtos/serviços ganhos

Você pode ver, no Plug CRM, um relatório de serviços/produtos ganhos e em andamento.

A acompanhar os negócios ganhos no período, veja quais foram os produtos/serviços mais representativos em volume e valor. Veja também como está a distribuição dos produtos/serviços no funil de vendas, para ver se são compatíveis com aqueles que tiveram melhor resultado no semestre.

Informações importantes para sua estratégia de marketing e prospecção

Filtre o período do primeiro semestre e acesse o relatório de Fontes e Campanhas. Lá você terá um relatório como o mostrado abaixo:

Você conseguirá medir:

Qual fonte gerou mais negócios,
Qual fonte gerou mais negócios ganhos,
Qual fonte ainda possui negócios no pipeline,
Quem (qual executivo) performou melhor em cada fonte.

No relatório de campanhas:

Qual campanha gerou mais negócios,
Qual campanha gerou mais negócios ganhos,
Qual campanha ainda possui negócios no pipeline,
Quem (qual executivo) performou melhor em cada campanha.

Essas informações são vitais para análise do volume de negócios criados e respectiva conversão por fonte/campanha. Dados estratégicos e relevantes para marketing.

Reveja as metas batidas (ou não)

Após cruzar todos esses dados, veja as metas que colocou anteriormente para seu time e veja se elas fizeram sentido, se poderiam ser mais ou menos agressivas. Todos esses dados vão te ajudar a estabelecer melhores metas nos próximos meses, mais adequados de acordo com cada executivo e período do ano.

Outras dicas para aproveitar no CRM

Como o Plug CRM é um software de CRM online feito para trabalhar com alto volume de negócios, temos outras dicas para você melhorar o desempenho ao longo do tempo (para que o próximo semestre seja melhor que o atual). Separamos em tópicos:

Use os dados do CRM e faça encontros semanais, quinzenais e mensais. Essas reuniões devem ser rápidas e passar por todos os itens acima.
Use o Plug Live de forma que fique visível para toda a equipe.
Acompanhe os relatórios mensais e semanais enviado pelo próprio CRM para os administradores.
Crie modelos de e-mail para facilitar e agilizar a comunicação com os contatos, ao longo do follow up.
Integre seu CRM com outras ferramentas, para ganhar produtividade: automação de marketing, e-mail marketing, discadores, Erps, SMS, Slack, WhatsApp, etc. São dezenas de opções para melhorar seu desempenho e velocidade.

Lembre-se de fazer a análise constante do Checklist: checklist.plugcrm.net

E aí, como foi seu semestre? Compartilhe com a gente =D