Quanto você está perdendo por não usar CRM? 47 consequências (Parte 2)

Continuação…

Este post é uma continuação do artigo “Quanto você está perdendo por não usar CRM? 47 consequências (Parte 1)” – clique para ver os 23 primeiros tópicos.

24 – Trabalha com baixo volume de oportunidades

Este é um exemplo que sempre dou: “Poderia um jogador de futebol jogar sem chuteiras? Claro! Os fundamentos do jogo não mudam: passes, chutes, etc. Mas certamente, ele terá um desempenho muito inferior em relação aos outros jogadores, pela falta desta ferramenta de trabalho. Vai machucar mais vezes, escorregar, lesionar, chutar com menos força, etc”. CRM é uma ferramenta de negócios, que possibilita que você trabalhe com mais oportunidades em menor espaço de tempo, pelo fato de conseguir controlar todas as atividades, histórico e detalhes das negociações.

Ao não usar uma ferramenta adequada, você fica suscetível a perder muito tempo com um baixo volume de negócios.

25 – Perde foco

Quando não possui fatores objetivos de análise, você perde tempo. Assim, pode deixar de ligar para a pessoa certa, na hora certa. Como falado no item anterior, CRM foi feito para você trabalhar com alto volume de negócios. Isso só é possível, porque através de um CRM você cria mecanismos e tem funcionalidades que permitem focar no negócio certo, na hora certa.

26 – Reuniões longas, chatas, pouco objetivas e sem resultado final

Você já participou de alguma reunião que demorou horas e não chegou a lugar nenhum? Pois é, isso é realidade em muitas empresas, especialmente naquelas que precisam levantar informações de forma individual e em que o gestor não consegue ter subsídio para um direcionamento efetivo.

O que acontece, na maior parte dos casos:

O gestor não acompanha o vendedor ao longo da semana,
O vendedor leva apenas informações “convenientes”,
A reunião tem uma primeira parte para explicar o que foi feito, se informar sobre cada oportunidade, etc,
Dados são anotados, mas não são reaproveitados,
O direcionamento é “vazio” e quase sempre se repetem ao longo do tempo,
Vendedor e gestor jogam horas no lixo.

Como o CRM é uma ferramenta de gestão de negócios online, primeiramente o gestor consegue acompanhar tudo em tempo real ao longo da semana (se tiver um painel de gestão à vista, melhor ainda). Os dados ficam registrados, podem ser comparados e, uma reunião que demoraria algumas horas pode ser resumida a poucos minutos, indo direto para a análise específica de uma ou outra informação, e com um direcionamento efetivo com base em números e indicadores.

27 – Perda das Fontes e Campanhas

É função do time de negócios ter controle sobre as melhores fontes e campanhas. Não apenas para auxiliar o time de marketing, mas para que os executivos consigam focar na melhor fonte/campanha, assim como melhorar a argumentação ou abandonar determinados canais ou campanhas. A falta de um processo comercial formalizado, gera esse gap de informações.

28 – Não consegue medir produtividade

Gerenciar negócios não é apenas saber “quanto vendeu”. Para medir produtividade, outros indicadores são necessários – muito deles, difíceis de uma análise rápida sem um sistema especializado: negócios criados, atividades realizadas, motivos de perda, previsão de fechamento, negócios em cada etapa do funil de vendas, projeção na meta, negócios qualificados, tempo de relacionamento com o cliente, etc.

29 – Falta de conteúdo para argumentação com clientes

A estratégia de CRM (não a ferramenta) é aquela em que as empresas utilizam as informações dos clientes para melhorar os resultados. E um dos maiores valores que a ferramenta proporciona é poder centralizar tudo isso para melhorar sua argumentação.

30 – Perda do lastro de um cliente

Além de saber qual fonte/campanha gerou determinada oportunidade, é importante saber o “lastro” de negócios de uma organização/cliente – especialmente se levar em consideração que uma Organização/Cliente pode ter centenas de negócios ao longo do tempo. Através de um software de CRM você consegue ver, por exemplo, quantos negócios um cliente já negociou no passado com sua empresa, se teve negócios perdidos ou ganhos, assim como saber se é a primeira oportunidade gerada.

31 – Esquecer de um cliente e ficar muito tempo sem contato

Um dos benefícios de um CRM é melhorar o follow up, com objetivo de manter o relacionamento com o cliente. Em vez de confiar na sua memória, ele te entrega, de bandeja, quem são aqueles que você está há muito tempo sem conversar.

32 – Não conseguir fazer as análises de Produtos/serviços em negociação

Existem três tipos de análise que podem ser feitas a partir do registro dos produtos/serviços:

Analisar o volume de produtos/serviços ao longo do pipeline, que te dá previsibilidade;
Analisar os produtos/serviços com maior valor ganho
Analisar os produtos/serviços com mais negócios ganhos

Com essas informações, você pode utilizar os filtros do CRM para priorizar (ou não) um tipo de produto/serviço, assim como fazer cross selling, upselling ou tirar gargalos do seu funil de vendas.

33 – Muito tempo sem contato nos negócios

Num dos tópicos acima, mostramos que o CRM ajuda a ficar próximo do cliente, através do follow up. Ainda assim, você pode ficar muito tempo sem interagir com uma pessoa. Contudo, se você estiver com uma ferramenta de CRM, seu “radar” está sempre ativo, de forma que, com alguns cliques, você consegue achar aqueles negócios que estão há mais tempo sem contato.

34 – Dificuldade em encontrar os negócios criados recentemente…

Identificar os negócios que foram criados “hoje/agora” é importante, tanto para o executivo fazer um primeiro contato rápido e eficiente (que vai aumentar as conversões no futuro), quanto para o gestor saber quantos negócios estão sendo gerados por executivo, em qual estágio estão no funil de vendas, etc. Com um sistema de CRM, as duas análises podem ser feitas com um clique.

35 – …e também os criados no passado, com contato recente

Não podemos confiar na nossa mente. E um dos maiores erros dos executivos de negociação está neste ponto. Mas, ao perguntar para alguém “me conta tudo que foi interagido ontem”, a menos que tenha um volume de negócios bem pequeno, dificilmente conseguirá explicar detalhes (faça o teste). Um software de CRM online te mostra isso sem dor de cabeça.

36 – Menos Cross sell

Cross selling é, essencialmente (e também na prática), uma estratégia aplicada de CRM: você utiliza as informações geradas pelas suas negociações, para fazer novas negociações complementares. Seja vender o produto/serviço B para quem ganhou o produto/serviço A, seja para gerar uma nova negociação para quem perdeu determinado negócio, para fazer vendas recorrentes, etc. No Plug CRM, por exemplo, há uma funcionalidade exclusiva para isso (Multi-vendas), que dá um poder de aumento de vendas em até 9%, justamente por integrar o que está sendo fechado (ganho/perdido) hoje, com o que pode ser feito no futuro.

37 – Falta de acompanhamento histórico e indicadores

Você precisa de economizar tempo. Com isso, precisa achar, em poucos cliques, tudo que aconteceu no mês passado, no ano passado, há 365 dias atrás, etc. Tanto na análise de métricas e indicadores de performance, para conseguir direcionar sua estratégia, mas também ver detalhes daquele negócio que tem anos que não tem interações.

38 – Muitas ferramentas diferentes

O CRM concentra todas as ferramentas que um executivo de negócios precisa para aumentar a produtividade e economizar tempo: e-mail, agenda, bloco de notas, planilhas, BI, armazenamento de dados em nuvem, ferramenta de comunicação interna, etc. Sem contar o que já falamos anteriormente de compartilhamento de informações, relatórios otimizados, etc

39 – Não consegue diferenciar negócios, clientes e contatos

Uma Organização/Cliente pode ter dezenas de contatos diferentes.

Uma Organização/Cliente pode ter dezenas de negócios diferentes ao longo do tempo.

Esses negócios podem ser com contatos totalmente diferentes. Assim como podem ter status, estar em etapas do funil, responsáveis, etc, também diferentes.

Diferenciar tudo isso é fundamental para analisar as informações de forma correta.

40 – Empresa perde relações com clientes e contatos

A soma da maior parte das variáveis acima, implica na perda de relacionamento. Com um software de CRM, você consegue conversar com milhares de clientes como se fossem “únicos”. Sem o registro de informações e histórico, você fica refém a perder vínculo com que estiver conversando (ou vai ser necessário ter um baixo volume de negócios).

41 – Você terá mais dificuldades para saber quem está atualizando sua base de informações

Simples: CRM é uma ferramenta de gestão, logo, você consegue descobrir exatamente quem está contribuindo para o sucesso da empresa, apenas abastecendo a ferramenta de informações.

42 – Segmentação difícil

As vezes precisamos de iniciativas rápidas e objetivas. Segmentar os clientes ou os negócios certos, em minutos ou segundos é fundamental (melhor ainda se for de informações que você confia). Quem já teve que buscar uma base de clientes, sem uma ferramenta especializada, sabe bem a dor de cabeça que isso gera.

43 – Não aproveita possíveis integrações com marketing, projetos, financeiro,etc

Empresas que integram processos, ganham em tempo, processos, informações, etc. É quase impossível uma empresa que sobreviva sem ferramentas para os outros setores do negócio, seja para a área financeira, marketing, projetos, equipe externa, etc. Se você já usa alguma tecnologia, você certamente poderá integrá-la para aumentar sua produção. Mas, boa parte delas, são integradas com os sistemas de CRM. No caso do Plug CRM, que é o software de CRM online com mais integrações de prateleira no mercado, você pode integrar o CRM com RD Station, Mailchimp, Trello, Runrun.it, ContaAzul, Nibo, Bling, Slack, Zendesk, etc.

44 – Perde a oportunidade de ouvir as conversas gravadas por um discador (contextualizadas)

Gravar as conversas entre executivos e contatos das negociações é, não só mais um conteúdo rico para o histórico de negócios, mas também uma matéria prima para melhorar as argumentações, os impactos, corrigir erros e treinar novos executivos. Se você usa algum discador, você pode fazer isso. Contudo, não conseguirá contextualizar com a oportunidade, cliente e contato que o executivo estiver negociando, de forma eficaz.

45 – Dificulta o envio de modelos de e-mail

Para quê escrever seus e-mails, um a um, se você pode criar modelos (templates) prontos, que se adequam para cada cliente, contato, oportunidade e executivo?

Ps.: você até pode manter isso separado num bloco de notas. Mas será que o tempo perdido, compensa?

46 – Perde pequenas automações do dia a dia

Um CRM não apenas ordena os negócios que você precisa focar, ou filtra seu pipeline ou lembra das tarefas marcadas e atrasadas. Nele você acompanha executivos. Pode mandar e-mails e, até mesmo, modelos de e-mail. Consegue integrar com outras ferramentas e fazer pequenas automações, como enviar um SMS, um Voicemail ou um e-mail. Pode criar gatilhos com alertas gerenciais… Sem um CRM, ou você faz tudo isso manualmente, ou você não faz.

46 – Joga fora o tempo destinado para o que realmente importa: família, amigos, lazer…

Para mim, este é o grande benefício da utilização de um CRM. Este tipo de solução existe para ajudar o ser humano a produzir mais, com menos dor de cabeça. Em vez de preocupar sua cabeça com “quem você vai ligar”, preocupe-se com a data de aniversário dos filhos ou da esposa/marido. Em vez de tentar lembrar o que foi falado na última negociação, lembre o que foi pedido de Natal pela sua família. Em vez de perder tempo fazendo relatórios, perca tempo com seus amigos. Troque o cansaço mental, pelo cansaço das pernas, praticando algum esporte. Melhore sua qualidade de vida, começando pela qualidade de vida do seu trabalho: ser mais produtivo é bom para todo mundo, para o executivo, para o gestor, para o dono da empresa, para o cliente…